《模具制造 2007年11期》中小型模具企业的泄密问题及防范措施 【摘要】民营模具企业面对的泄密问题、防范措施。 【关键词】模具企业 泄密 客户资料 保护 监控 Leaking Secret Problem of Small Business Mould Company and Solution 【Abstract】The Leaking Secret Problem of Small Business Mould Company And The Solution 【Key words】Mould Company, Leaking Secret, Customer Information, Protection, Administration 中小型模具企业，由于规模小，管理经验和经营水平限制，存在多种可能的泄密途径。不仅造成客户资料流失，也可能导致公司的核心竞争优势丧失。下面就以笔者一位模具行业的朋友H作例子，向大家介绍一下中小模具行业的泄密问题以及防范措施。 H是业界内一家小有名气的模具企业老总，他凭着敏锐的眼光和过人的能力，在数年间带领这家只有数人的贸易公司，发展为拥有近400人的塑胶模具厂。从经营水平和发展速度来说，这间公司几乎是无可挑剔的。 但H也有自己的苦恼：几年来，至少有10位员工离职创业，成了竞争对手；公司也多次发生客户资料泄漏、email通信被偷窥的事情。亡羊补牢，H向笔者求助，希望可以堵住公司的泄密渠道，防患于未然。下面是H和笔者的一些分析思路： 泄密途径一：由于离职员工造成的泄密 案例一：H公司在发展壮大的过程中，有超过10位员工离职创业，而且都成了竞争对手。每家公司都采用了和H公司完全相同的技术手段拓展客户，给H公司造成很大损失。比如，数年前，H公司发现采用传统的企业邮箱发送推广邮件会经常被封锁，而且到达率很低。于是H率先采用了北美的全速双通道技术发送邮件，在当时全国只有极少模具企业采用，效果非常好。而现在，由于众多“叛将”不断出走，这个技术在行业内已经不是什么秘密。目前仅深圳地区就已经有数百家企业采用了这种模式发掘新客户。 案例二：一些核心员工的离职，带走的不仅仅是技术，还包括公司的客户资源。比如，H公司曾经一位销售经理的离职，就带走了公司将近10%的老客户。由于行业的特殊性，对于中小模具企业来说，国外客户的忠诚度并不高。竞争对手1%的降价，就可能抢走一个客户。对于通过阿里巴巴或者环球资源网获取订单的模具客户，这种情况是习以为常的，因为一个询盘往往都是发给数十家同行的。而对于H公司，他们是采用邮件营销开拓客户的，一个客户的开发往往要用半年时间。离职的那位销售经理成立了一家模具贸易公司，针对H公司的老客户直接给出10%的折扣，抢走了很多老客户。 要尽量避免员工离职，就要找到哪些人是潜在的“叛将”—是跟单员？是技术人员？是公司主管？公司每个部门都可能存在着有创业精神的员工。他们多数是比较积极的员工。中小模具企业面对两难选择，到底是选择比较安全的庸才，还是选择比较危险的优才？ 单纯依靠薪资的提升不是长久的解决办法。 解决思路一：适当提升员工福利，除了短期跟单提成激励之外，辅助以长期激励计划。这样才可以留住有能力的员工。H根据笔者建议，引入国外企业常见的带薪长假福利。由于H公司主要做海外订单，欧美地区年中有高温假，年末有圣诞假，这段时间往往是国内模具贸易公司的淡季，在淡季让核心员工适当的带薪休息，会增加员工对公司的忠诚度。 解决思路二：让特别优秀的员工成为自己的合作伙伴。再好的福利也不一定可以留住优秀的创业型人才。H几年前已经尝试性的采取了投资某些有能力员工合股开设新的模具贸易公司的方法。用这样的方法，老员工不会成为自己的仇家，同时扩大了母公司的影响力。这种模式比较适合小巧灵活的模具贸易公司，一旦企业规模扩大到一定程度，要想兼顾到母公司和子公司，在精力和管理水平上是严峻的考验。 解决思路三：尝试更加昂贵有效的营销手段，提高竞争门槛。“叛将”创立的新公司，毕竟资金实力有限，只能模仿H公司的比较省钱的营销手法。比如H公司采用email营销开发客户的方法，“叛将”也有样学样，请人在网上搜索email发送email。在笔者的建议下，H购置了一些强有力的email营销软件，比如全速商务邮件智能发送系统，采用了这套系统之后，原来10个人的工作一个人就可以完成，而且可以比较好的监控员工的工作质量。但智能发软件每年数万元的价格对于“叛将”新成立的公司来说，就不是马上可以承受的了。所以H公司至少可以保持半年的领先优势，利用这段时间完善管理、扩充实力。 采用了上面的三个方法之后，H公司的员工频繁离职的势头被遏制了。部分离职员工和H一起开设了新公司，也小有成绩。而一些恶意的离职员工，由于资金实力有限、竞争门槛提升，业务拓展速度也逐步落后于H公司。 泄密途径二：由于IT资源管理不善造成的泄密 案例一：H公司长期采用邮件推广模式发掘客户，他们曾经使用福建某家软件公司的服务，通过互联网的程序筛选重复的邮件，避免重复发信给同一个客户。后来H突然发现该福建公司正在打包销售模具行业目标客户的email地址库，方恍然大悟，原来这家公司把他们的潜在客户的email卖给其他同行。理论上，一家公司只要使用企业邮箱收发邮件，那么通信记录就完整的保存在邮箱服务商的服务器日记内，如果某些公司违反职业道德，泄漏或者贩卖用户机密，就必然给公司造成损失。 案例二：H公司的众多员工离职故事中，最无奈的是他们公司的IT管理员离职时间。发掘并跟进一个潜在的海外订单机会，周期是3～6个月，中间涉及到关于回复询盘、价格谈判、工期谈判、设计沟通等大量文档，而且多数是外文的。H公司经过数年的磨练，总结出一套比较完善的标准文档。这些文档都存放在公司的服务器内，服务器只有两个人有权限进入，一个是H，一个是IT管理员。这个IT管理员窃取了服务器内所有资料，然后离职开了一家模具贸易公司。虽然外行始终是外行，很快折价公司就倒闭了，但H还是惊出一身冷汗。 尚易企业邮箱 0755-83732000 全速企业邮箱 020-83489795 海外退信少的企业邮箱 021-51165480 申请企业邮箱 0755-82129581 其他的IT泄密渠道分析： 1）通过email泄密 大多数模具企业，都采用了不告诉员工邮箱密码，统一由老板掌握的方法。做法是，老板亲自帮员工设置好outlook express或者foxmail的邮箱密码，然后老板对员工收到的邮件进行监控。员工收到的每一封信，老板都会看到。这种做法的确很有效，但也有一些问题。首先老总往往非常忙，根本无法对员工的邮件进行有效监控；其次员工通过某些软件，可以轻松查看到outlook express的帐号密码。 有些模具公司为了窃取竞争对手机密，甚至雇用黑客破解他人的邮箱。全速企业邮箱（CS-CorpMail）给上数千家模具公司提供企业邮箱服务，根据全速的防火墙记录，显示每天都有某些特定的模具email帐号被黑客采用猜测密码的方式进行攻击。 2）通过局域网泄密 大多数局域网存在安全问题，只是大小不同而已。一台没有打补丁的windows系统，即使设置了复杂的密码，也可以让专业人员在数分钟之内进入。模具公司往往会将重要资料集中放置在某台公司服务器内，而对于稍微掌握黑客工具的人来说，窃取资料犹如探囊取物。 3）通过网络硬盘泄密 不少模具公司，都使用网络硬盘用来传递资料给客户。网络硬盘只有一个上传下载的密码，不同客户的设计要求、设计图纸、公司文件甚至是公司网站内容都放在同一个地方，这也是一个泄密途径。 如何解决IT渠道的泄密，下面是笔者的思路： 解决思路一：重整互联网存储资源，选择更有信誉的服务商。 互联网存储资源，不外乎网站空间、网络硬盘、企业邮箱三类。公司的网站，里面都是公开信息，并不会造成机密泄漏。而网络硬盘的和企业邮箱的选择，就需要非常慎重了。先说说企业邮箱，建议选择国内比较知名的品牌企业邮箱，比如尚易、新浪、全速、21cn等，尤其是全速邮箱，已经在国内有数千家模具行业用户，积累了一定口碑。而网络硬盘，则建议采用支持分级管理的，避免了同一套帐号多人使用的局面。 解决思路二：采用新的邮件营销模式，摒弃传统方法 大多数模具公司发送推广邮件采用outlook express和foxmail，密码明文保存在用户电脑上，而且发送邮件的过程中，密码也是非加密传输的。也就是只要在局域网内安装一个嗅探软件，就可以获得局域网内所有email用户的密码，这是非常危险的。 企业可以采用更安全的商务邮件智能发送系统（简称邮件智能发）。主要从三方面减少泄密： a. 原来需要10个员工找email、发送email，现在只要一个人就可以做到。不仅仅更加保密，而且节省了成本。 b. 可以灵活分配给10个用户分散使用，使用过程中的密码是加密存放的，不需要员工输入。 c. 可以对邮件发送情况进行统计，进行有效的监控。 解决思路三：设置权限，严控敏感信息的接触人数量 大多数泄密的最重要原因就是人的因素。所以需要避免更多的人接触到公司的机密信息，必要的时候可以引进一些管理软件，比如上文提到的邮件智能发软件，就可以使原来10个人的工作交给一个人做，大大减少了泄密的可能。当然，如果有条件的公司，也可以考虑购买ERP或者CRM软件，在经过培训和磨合之后，也可以帮助企业防止泄密。 针对上文提到的网络硬盘安全问题，H公司采用了全速的网络硬盘管理系统，可以将一个网上空间分成若干区域，同时可以设定几十种用户角色，每个用户只能访问自己有权限访问的区域，增加了安全性。 经过H对IT资源重新加强管理之后，类似的泄密情况大为改善，没有再出现重要信件被偷窥以及网络硬盘资料外泄的事件。 H公司的苦恼，也是外向型中小模具公司老总共同的苦恼。这类企业的成功经验很容易被复制，而且企业的泄密渠道比较多。要解决这些问题，不仅仅需要上文描述的针对性措施，也需要企业提升整体管理水平，并且形成健康的企业文化。以上是笔者对模具公司可能出现的泄密及防范措施，提供的个人粗浅之见，欢迎批评讨论。（作者：Vince Yuan 加拿大 互联网网络营销专家 欢迎各位来信探讨，作者电子邮箱vinceyuan@live.cn） —————————————————— 深圳: http://www.szchance.com 0755-83732000 广州: http://www.gzchance.com 020-83489795 上海: http://www.shchance.net 021-51165480 邮箱: http://www.chancevip.com 0755-82129581 http://zh.wikipedia.org/w/index.php?title=%E4%BC%81%E4%B8%9A%E9%82%AE%E7%AE%B1&variant=zh-cn http://hi.baidu.com/imsuperlan 邮箱双通道+邮件智能发 邮箱双通道+邮件智能发 ——————————————————